Muốn học tập hiệu quả hay tạo ra một sản phẩm chất lượng đòi hỏi chúng ta phải tập trung cao độ (intense focus). Điều này nghe có vẻ bình thường nhưng trong thời đại khi mà xung quanh môi trường làm việc của chúng ta tồn tại rất nhiều yếu tố gây sự sao lãng, mất tập trung như emai, facebook, zalo, những cuộc họp đột xuất, các mặt hàng giảm giá liên tục xuất hiện trên màn hình máy tính, những tin tức giật gân gây sự tò mò, v.v. thì việc tập trung cao độ cho một công việc nào đó là khá xa xỉ.

Deep Work tạm hiểu là làm việc sâu hay làm việc với sự tập trung cao độ, tuy nhiên, bấy nhiêu là chưa đủ về Deep Work. Tác giả Cal Newport định nghĩa Deep Work như sau:

Deep Work: Professional activities performed in a state of distraction-free concentraion that push your cognitive capabilities to their limit. These efforts create new value, improve your skill, and are hard to replicate.

Một chú ý quan trọng trong định nghĩa trên là hoạt động Deep Work tạo ra các giá trị mới và khó để sao chép. Một vài ví dụ như hệ điều hành Windows là kết quả Deep Work của Bill Gates và nhóm của mình, Harry Porter là kết quả Deep Work của nhà văn J.K.Rowling hay như các bài báo khoa học với tư cách là giáo sư khoa học máy tính tại Đại hoc Georgetown và các cuốn sách thuộc danh sách best-seller (ví dụ cuốn sách này) là kết quả Deep Work của chính tác giả.

Trái ngược với Deep Work là Shallow Work – là những công việc không tạo ra giá trị mới, dễ dàng sao chép và thường thực thi trong những điều kiện sao lãng như đọc và trả lời email, hoạt động giảng dạy hay giao tiếp với khách hàng. Định nghĩa Shallow Work như sau:

Shallow Work: Noncognitively demanding, logistical-style tasks, often performed while distracted. These efforts tend to not create much new value in the world and are easy to replicate.

Bên cạnh hai hoạt động đối lập Deep Work và Shallow Work, cuốn sách cũng đề cập đến một vài cá nhân đặc biệt mà các hoạt động của họ không thể gọi là Deep Work nhưng không thể gọi là Shallow Work vì họ vẫn tạo ra những giá trị rất lớn, điển hình là Jack Dorsey – nhà sáng lập Twitter, Square. Những trường hợp này là đặc biệt, thường thuộc cấp quản lý cao nhất ở các công ty, tổ chức và dưới quyền họ luôn có một đột ngũ đông đảo những con người thông minh sẵn sàng Deep Work cho một nhiệm vụ cụ thể nào đó.

Deep Work là một hoạt động không thể thiếu cho những cá nhân được gọi là “superstar” trong lĩnh vực của mình. Và trong thời đại thông tin như hiện nay, Deep Work là một kỹ năng quan trọng hơn bao giờ hết với hai mục đích:

  • Học hỏi kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu công việc thay đổi với tốc độ chóng mặt
  • Tạo ra những sản phẩm giá trị (valuable) và hiếm (rare) để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

Deep Work qua lăng kính của khoa học thần kinh và hiệu suất

  • Để học và thông thạo một kỹ năng cụ thể nào đó đòi hỏi chúng ta phải tập trung cao độ hay Deep Work. Quá trình Deep Work này phải được lặp đi lặp lại cho để kỹ năng được thuần thục. Vì sao? Bởi vì hoạt động Deep Work được lặp đi lặp lại sẽ kích hoạt tế bào oligodendrocyte thực hiện myelin hóa hay tạo myelin – là một chất giàu lipid – bao quanh sợi trục của một số tế bào thần kinh giúp hệ thần kinh hoạt động chuẩn xác và củng cố vững chắc kỹ năng. Có thể so sánh quá trình Deep Work của não bộ với quá trình tập gym tăng cường cơ bắp.
By focusing instensely on a specific skill, you are forcing the specific relevant circuit to fire, again and again, in isolation. This repetitive use of a specific circuit triggers cells called oligodendrocytes to begin wrapping layers of myelin around the neurons in the circuites – effectively cementing the skill.
  • Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng (trang 41), khi chuyển từ công việc A sang công việc B chúng ta vẫn còn lưu lại những ấn tượng từ công việc A trong khi đang thực hiện công việc B và điều này làm giảm hiệu quả công việc B.  Những ấn tượng này gọi là attention residue. Sự tồn tại của attention residue ngụ ý về sự không hiệu quả của cách làm đa nhiệm và khẳng định rằng tại một thời điểm chỉ có thể tập trung cường độ cao một nhiệm vụ cụ thể. Đây chính là Deep Work.
When you switch from some Task A to another Task B, your attention doesn’t immediately follow – a residue of your attention remains stuck thinking about the original task (Task A).
  • Hiệu suất của một công việc được tính theo công thức

High-Quality Work Produced = (Time Spent) x (Intensity of Focus)

Công thức trên ngụ ý rằng, nếu chúng ta tối đa hóa sự tập trung thì chúng ta sẽ tối đa hóa kết quả công việc trên mỗi đơn vị thời gian thực thi công việc đó. Tối đa hóa sự tập trung nghĩa là Deep Work.

Cách để phát triển khả năng Deep Work

  1. Chọn triết lý Deep Work phù hợp: Có 4 triết lý
  • Monastic (tạm dịch: Khổ hạnh): cách ly hẳn thế giới xung quanh để chuyên tâm 100% cho công việc. Đại diện tiêu biểu cho triết lý này là huyền thoại khoa học máy tính, tác giả bộ sách kinh điển The Art of Computer Programming, Donald Knuth.
  • Bimodal (tạm dịch Lưỡng thức hay Nhị thức): Chia thời gian thành hai khoảng, một khoảng dành cho thời gian Deep Work và một khoảng dành cho các hoạt động khác như Shallow Work.Thời gian Deep Work được sử dụng như Monastic, tức cách ly hẳn với thế giới bên ngoài. Đại diện tiêu biểu cho triết lý này là huyền thoại phân tâm học Carl Jung.
  • Rhythmic (tạm dịch Nhịp điệu): Chuyển hoạt động Deep Work thành một thói quen thường ngày.
  • Journalistic (tạm dịch: Nhà báo): Toàn bộ thời gian hoạt động được phân chia xen kẽ Deep Work -> Shallow Work -> Deep Work -> Shallow Work… Không ngạc nhiên khi đại diện cho triết lý này là nhà báo kiêm tác giả các cuốn sách tiểu sử nhân vật nổi tiếng như Steve Job, Einstein – nhà báo Walter Isaacson.

Chọn triết lý nào phụ thuộc vào công việc, điều kiện mỗi cá nhân. Hai triết lý đầu (Monastic và Bimodal) chỉ có thể áp dụng cho một vài trường hợp đặt biệt và khó áp dụng cho những người bình thường như chúng ta (Thử hỏi nếu bạn mất tích 1 tháng không hề có một dấu vết thì có lẽ công an sẽ vào cuộc hoặc bạn sẽ mất việc). Triết lý thứ ba có vẻ dễ áp dụng cho đa phần chúng ta nhưng thường hiệu quả không cao vì kế hoạch Deep Work có thể dễ dàng bị ảnh hưởng bởi các hoạt động khác nếu chúng ta không kết hợp các hình thức quyết liệt bảo vệ khoản thời gian Deep Work như triết lý Monastic hay Bimodal. Triết lý cuối khó áp dụng cho những người bắt đầu Deep Work vì quá trình chuyển trạng thái từ Shallow Work sang Deep Work không phải tự nhiên mà phải được rèn luyện.

  1. Tạo thói quen Deep Work

Deep Work là một kỹ năng và muốn thuần thục một kỹ năng thì đòi hỏi quá trình rèn luyện thường xuyên, liên tục. Muốn vậy, trong hoạt động hàng ngày, chúng ta cần bổ sung các hoạt động thường xuyên (rountine) hay nghi thức (ritual) dành cho Deep Work và để những hoạt động này không bị gián đoạn chúng ta cần xác định rõ 4 yếu tố:

  • Hoạt động Deep Work diễn ra ở đâu để không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động khác (thư viện, gốc cà phê yên tĩnh, ,v.v.)
  • Thời gian hoạt động Deep Work.
  • Hoạt động Deep Work phải có kết quả rõ ràng tương ứng với khoảng thời gian dành cho nó.
  • Hoạt động Deep Work để hiệu quả cần sự hỗ trợ từ các yếu tố khác như một tách cà phê để bắt đầu, ánh sáng, nhiệt độ xung quanh đảm bảo hay thức ăn duy trì năng lượng cho hoạt động trí óc cường độ cao.
  1. Thực thi Deep Work
  • Chọn ra một vài mục tiêu quan trọng nhất
  • Phân bổ thời gian cho hoạt động Deep Work hướng đến các mục tiêu
  • Dùng công cụ để nhắc nhở và theo dõi hoạt động Deep Work
  • Tổng kết và điều chỉnh quá trình Deep Work (theo ngày hay tuần)
  1. Tránh sự sao lãng

Để có thể Deep Work chúng ta cần hạn chế hay loại bỏ các yếu tố gây sao lãng. Yếu tố sao lãng có hai kiểu là Shallow Work – liên quan đến công việc hiện tại – và các yếu tố khác như tiếng ồn, tin nhắn trò chuyện, email quảng cáo, v.v.

Đối với Shallow Work: Tác giả Cal Newport là giáo sư Đại học nên các hoạt động Shallow Work là không thể tránh khỏi như giảng dạy, các cuộc họp đột xuất, trao đổi sinh viên, v.v. Một kinh nghiệm được tác giả chia sẻ là phân bổ thời gian cho hoạt động Deep Work một cách linh hoạt để có thể điều chỉnh trong mọi tình huống.

Đối với các yếu tố sao lãng khác: có thể áp dụng các biện pháp

  • Dùng headphone nghe những bản nhạc hỗ trợ khi deep work
  • Chọn nơi làm việc yên tĩnh (có thể bên ngoài cơ quan)
  • Thực hành nói “không” thường xuyên
  • Lập lịch check email, dùng Internet, sử dụng mạng xã hội
  • Tắt các thông báo từ máy tính, điện thoại
  1. Nghỉ ngơi – Tái tạo

Bất kỳ hoạt động nào cũng cần quá trình nghỉ ngơi, đặc biệt là các hoạt động Deep Work. Quá trình nghỉ ngơi giúp tái tạo năng lượng, hình thành tư duy mới. Nghỉ ngơi là hết sức quan trọng nhưng cũng gây khó khăn vì đa phần chúng ta thường cảm thấy “có lỗi” khi ngó lơ một công việc nào đó (thường không quan trọng) vào lúc 9 giờ tối.

Bên cạnh việc nghỉ ngơi, việc tái tạo khả năng tập trung và hoạt động của các tế bào thần kinh cũng hết sức quan trọng. Một vài biện pháp hữu ích:

  • Thực hành nói “không” thường xuyên với các hoạt động vô nghĩa, lãng phí thời gian, năng lượng
  • Hạn chế tối đa thời gian sử dụng mạng xã hội và Internet. Tác giả là người không dùng mạng xã hội, chỉ viết blog, nhưng đa phần chúng ta không thể nào không dùng mạng xã hội. Một tác giả khác cũng không mặn mà gì với Internet và mạng xã hội là Nicolas Carr với cuốn sách Trí tuệ giả tạo.
  • Thiền định là một phương pháp hữu ích rèn luyện khả năng tập trung.